一張圖睇晒14個Excel 快捷鍵

想讓老闆另眼相看，做得快還不夠！最標準的圖表列表，資料整齊排列，一目了然，老闆自然一眼看出「重點在哪裡」。這時候，Excel幫到你，快學習以下6個技巧：

1. 跨欄置中

▲ 圖片來源：經理人

跨欄置中能讓你跳出儲存格的限制，整理資料內容。以此圖為例，這張雜誌刊登價格表，可選擇A2到A6的儲存格，點選「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「跨欄置中」，讓「雜誌內頁」的分類置於第2列到第6列中間，讓人一眼看清楚這些內容是同一個類別。

2. 自動換列

▲ 圖片來源：經理人

Excel預設所有內容都以一列的方式呈現，當某一儲存格裡的內容超出視窗大小，就必須調動捲軸才能看見所有的內容。

不過，只要利用「常用」索引標籤裡，「對齊方式」的「自動換列」，資料就可以「折行」，在一個畫面裡完整呈現。

3. 統一欄寬、列高

▲ 圖片來源：經理人

要讓表格看起來更整齊，就把欄寬和列高調成一致大小。範例中「自然科學」的欄位字數較多，Excel會以較大的欄寬呈現，只要全選所有想調整欄寬的欄位，並將滑鼠移到B欄與C欄分隔處，等出現欄位調整的符號後按下滑鼠往右輕拉，欄寬就統一了！

4. 欄列互換

▲ 圖片來源：經理人

有否試過，輸入資料後，才發現應該將欄位和列位的內容對調，最後就只好「死死地氣」重新輸入......好消息來了：原來Excel有欄列互換的功能！

像範例表中的業績報表，如果要改為業務單位為欄、月份為列，只要先以Ctrl+C複製整個表格，選擇「常用」索引標籤裡、「貼上」中的「轉置」即可。

5. 儲存格視覺化

▲ 圖片來源：經理人

如果你早知道主管買機票的預算只有2萬5000元，那就可在Excel把在預算內的儲存格標上顏色。

全選「總價」這欄的資料，再選「常用」索引標籤的「樣式→設定格式化的條件→醒目提醒儲存格規則→小於…」，設定小於25000元的儲存格標為紅色，馬上看出符合預算的機票。

6. 一秒把表格變圖表

▲ 圖片來源：經理人

只放一堆數字的表格，看起來就很普通，如果製作成資訊圖表感覺更專業！要把表格圖表化，最快的方法是全選資料、按下「F11」，Excel就會變出一張對應的圖表給你了。

不過目前快速鍵預設的是建立棒形圖，假如需要其他的圖表，就要再自己修改圖表類型。

另外還有14個最常用的Excel快捷鍵，快點記起來，好好善用吧。

▲ 圖片來源：經理人

原文刊於經理人月刊，文章獲授權轉載。